İki kavram vardır zamanla ilgili. Günlük hayatta çok fazla kullanmadığımız ama aslında zamanı çok iyi irdeleyen iki kavram. Biri “Kronos”, diğeri “Karios”. Kronos nicelik, Karios ise nitelik ile ilgilenir.

Kronos geçen zaman ile ilgilenir.

Karios ise biraz daha farklıdır. İçerik ile ilgilenir. Bir önceki saniye bir sonraki ile aynı değildir. İçerik açısından farklı olduğu için her saniyenin değeri farklıdır. Bu anlayışa göre hayatın bazı anları diğerlerinden daha kalitelidir, daha değerlidir. Bir arkadaşınızla geçirdiğiniz zamanla, iş toplantısındaki zamanın değeri farklıdır.

Zaman yönetimi, özellikle yöneticiler açısından büyük önem taşıyor. Küçük ve orta ölçekli iş sahipleri; bir gün içerisinde pazarlama, muhasebe, satış, yöneticilik gibi farklı alanlarda birden fazla rol üstlenmek durumunda kalıyorlar. Çoğu, yerinde geçirecekleri zamanı verimli bir şekilde değerlendirmedikleri takdirde, önce özel hayatlarında sonra da onca emek ve çabayla kurdukları işlerinde beklemedikleri sorunlarla karşılaşabiliyorlar.

Kendi işinizin patronu olduğunuzda, herhangi bir firmanın herhangi bir çalışanı gibi size verilmiş bir yapılacaklar listesi bulunmuyor. Bir gün içerisinde neler yapmanız gerektiğini, bunların hangisini erteleyebileceğinizi ve o gün ofisten saat kaçta çıkacağınızı kendiniz belirliyorsunuz.

24 saatinizi ofisteki her işe, her telefona, her probleme koşuşturarak geçirebilir, ertesi güne yorgun bir zihin ve bedenle başlayabilirsiniz. Ya da bugün, gününüzün yarım saatlik bir kısmını zaman yönetimine ayırarak, sonraki günlerinizi iş ve özel yaşamınızın muazzam dengesinde geçirebilirsiniz.

ZAMAN YÖNETİMİNE NASIL BAŞLAMALI?

İnsanlar zamanın ancak yüzde 60’ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40’ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60’lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100’e çıkarmak ise mümkün olamıyor.
Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20’si ile işlerin yüzde 80’ini, zamanın kalan yüzde 80’i ile de işlerin yüzde 20’sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor.

Zamanınızdan çalan etkenlere bir göz atalım:

• Telefon görüşmeleri (İşinizi bitirmeye çalışırken telefondan uzak durun. Eğer gerçekten önemliyse sizi yeniden arayacaklardır.)
• Dağınık bir masa ve doküman kalabalığı
• Gereksiz internet gezintileri
• Beklenmedik aksilikler
• Zamansız misafirler
• Saatler süren öğle yemekleri

ZAMAN TASARRUF EDİŞ YÖNTEMLERİ

Erken kalkın
Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği yaratmak için her gün kendinize eğlence ve keyif verecek bir düşünce geliştirin.
Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.
Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın.
Sağlığınızı koruyun, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün.
Kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın.
Kararlı olun, seri hareket edin.
Hedef ve öncelikleri belirleyin
Zor işleri sabah yapın
Bir işe sonunu düşünerek başlayın
Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları deneyin.
Not alma alışkanlığı edinin.
Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın.
Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın.
İdeal çalışma ortamı yaratın.
Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın.
Kendinize ait olan bir zamanı paylaşmak için öncelikle onay vermeniz gerekir. Eğer o sırada gerçekten meşgulseniz, sizden istenen herhangi bir şeye vakit ayıramayacak durumdaysanız bunu açıkça söyleyin ve yardımcı olabilecek kişilerden destek isteyin. İşleri doğru kanallara yönlendirmek de başarılı bir iş planının bir parçasıdır.
Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın.
Hızlı ve etkili okumayı öğenin.
Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her unsura (kitap, kurs…vs) yatırım yapın.
Bilgilerinizi güncelleyin.
Erteleme ve bölünmeleri engelleyin.
Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine izin vermeyin.
Kapınız kapalı olsun
Randevusuz görüşmeyin (A grubu hariç)
Ziyaretçileri ayakta karşılayın
Görüşme odası kullanın
Gerektiğinde “hayır” diyebilin
Yazılı ve sözlü iletişimi daha etkin hale getirin
Toplantıları daha etkin hale getirin

Hata yapmaya hakkınız olduğunu unutmayın, ancak geçmişte yaptığınız hataları da tekrarlamayın.
Görüldüğü gibi çalışanların zamanının büyük kısmını plansızlık ve gün içinde yapılan gereksiz görüşmeler alıyor. Halbuki her çalışanın kendi işi ile ilgilenmesi, profesyonel görev dağılımı yapılması hem daha mutlu iş yerleri hem de çalışanlara kalacak zaman demektir. O halde teknolojiyi en iyi şekilde kullanarak tüketiciye/müşteriye en kısa zamanda ulaşmanın ve de gereksiz görüşmeleri kısıtlamanın zamanı geldi demektir.